2022 já começou e você já preparou todas as obrigações do RH que a sua empresa precisa?
Se a resposta é não, saiba que está na hora de colocar em dia todas as pendências necessárias para isso, afinal a falta de algumas delas podem acarretar problemas futuros.
A maioria das obrigações do setor envolvem a legislação, o processamento de pagamentos, a emissão de declarações e o encaminhamento delas para os órgãos públicos.
Contudo, empresas menores e que não possuem um departamento só para isso acabam confusas e sobrecarregadas com todos os processos exigidos nas obrigações do RH.
Se esse é o seu caso, nós preparamos um Guia completo sobre as obrigações que você precisa saber e principalmente colocar em prática para que não vire uma bola de neve. Vem ver!
Aqui você vai descobrir:
- Quais são as obrigações do RH?
- Quais delas precisam acontecer de forma mensal?
- Quais são as obrigações do RH de forma não periódica?
- Quais as obrigações de final de Ano?
- O que pode acontecer se não cumprir as obrigações?
Quais são as obrigações do RH?
Costumamos dizer que o RH é o coração de uma empresa, visto que é ele quem faz a empresa funcionar e oferece tarefas que interferem nas demais áreas por lá.
Dentre elas estão diversas obrigações, cujo objetivo é garantir o bem-estar do profissional, sua integridade física e seus direitos trabalhistas.
Afinal, um trabalhador seguro e satisfeito é muito mais produtivo, assim transmitir essa segurança para ele é essencial para o desenvolvimento adequado da empresa.
Mas afinal, quais são as obrigações do RH?
Elas se dividem em periódicas e não periódicas, onde algumas precisam acontecer de forma mensal ou anual, por exemplo, e outras somente em caso de uma nova contratação ou demissão.
Dentre as obrigações estão: E-Social, Emissão de Contrato de Trabalho, Fechamento da folha e transmissão de arquivos pela DCTF WEB o antigo SEFIP/GFIP/RE. Falaremos sobre cada uma seguir.
Quais delas precisam acontecer de forma mensal?
Como vimos acima, as obrigações do RH são bem variadas e nem sempre acontecem de uma vez só.
Existem obrigações que devem acontecer de forma mensal como é caso da:
- Folha de Pagamento, onde comissões, bonificações, gratificações, premiações, ajuste em pontos por alguma troca de turno ou faltas e afastamentos devem constar. Nesse caso é importante ter em mente que cada empresa age de uma forma, onde para algumas, a política de pagamento é no último dia útil do mês e outras consideram o pagamento no 5.º dia útil.
- eSocial, DCTF WEB e EFD-REINF são onde os eventos de obrigações fiscais(informações), previdenciárias e trabalhistas devem ser enviadas por meio eletrônico entre os dias 10 e 15 do mês seguinte.
- Transmissão de arquivos como DCTF WEB que contempla SEFIP/GFIP, a qual é a guia de recolhimento do FGTS e de (DARF PREVIDENCIÁRIA) ou GPS
- SEFIP, precisa ser paga até o dia 7(sete)de todo mês e se cair em final de semana e feriado o mesmo deverá ser antecipado.
- GPS, DARF precisa ser paga até o dia 20(vinte) de todo mês e se cair em final de semana e feriado o mesmo deverá ser antecipado.
- Envio do FGTS, GPS, DARF, para o setor financeiro até os prazos estabelecidos de acordo com a política da empresa para que o setor possa provisionar os devidos pagamentos.
- Adiantamento Quinzenal, caso a empresa tenha adotado essa política. Vale lembrar que nesse caso ela deve ser paga entre os dias 15 ou 20 de cada mês, não ultrapassando 40% do Salário.
- Além de se preocupar com todas estas obrigações, cabe ao RH ou o profissional responsável pelo R&S ou Admissão também entender um pouco sobre as obrigações inerentes a Segurança e Saúde do Trabalho (SST) que vem passando por uma mudança a fim de integrar ao e-social, regulamentação das NRs e Programas de Gerenciamentos de Riscos (PGR) . Portanto, regra básica por exemplo: fiquem atentos as regras quanto aos exames admissionais.
Obs: Deve ser sempre observado o enquadramento fiscal e porte da empresa para saber qual é a modalidade de arquivos a serem transmitidos e suas respectivas datas. Para não perder os prazos fique atento à agenda da RECEITA FEDERAL.
Outra observação é que há alguns sistemas de folha de pagamento que já estão com configurações para transmissões diretas, entretanto alguns precisam ser transmitidos através de Apps. Por isso é de extrema importância que os RHs conheçam a fundo cada funcionalidade individualmente.
Vale lembrar que se você utiliza transmitir o pagamento da folha via arquivo para sua conta salário em seu banco, há necessidade de fazer com em tempo hábil de acordo com a política de cada banco, e para que não ocorra retrabalho é sempre bom conferir detalhadamente os cálculos, pois na grande maioria necessita voltar para alguma correção seja para contabilidade ou DP.
Além disso, se sua empresa utiliza contabilidade externa para folha de pagamento também é importante fazer um relatório das informações de colaborador por colaborador, ok?
Dentre as informações que precisam estar neste relatório são:
- Apuração de Cartão Ponto;
- Apuração dos benefícios;
- Apuração das Faltas e Afastamentos (Atestados devem ser lançados diariamente ou no momento que chegar);
- Coleta de informações com os departamentos para não faltar nada no fechamento da folha.
- Vales e Descontos concedidos pelo empregador;
- Bonificações e demais informações.
Além de tudo isso também vale ter em mente que o pagamento de salários acontecem conforme a política escolhida pela sua empresa, contudo se o dia do vencimento cair em final de semana ou feriado, por exemplo, a obrigação do pagamento deve ser antecipada.
Quais são as obrigações do RH de forma não periódica?
Assim como existem as obrigações do RH mensais, algumas também podem acontecer ao longo do ano e em épocas específicas, como início e final.
Por isso, separamos as obrigações que devem acontecer nesses períodos, ou seja, sem uma data específica. Nessas obrigações se encaixam:
- DIRF declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, cuja obrigatoriedade é de transmissão anual para a ser enviada pela EFD-REINF, que deve ser enviada ao colaborador nos primeiros meses do ano, até 28 de fevereiro independente da renda o Informe de Rendimentos do Trabalhador;
- RAIS Relação Anual de Informações Sociais com dados que alimentam a base governamental sobre os trabalhadores, esta passa a obrigatoriedade de transmissão das informações através do eSOCIAL;
Outras atividades do RH não periódica:
- Divulgação das vagas, triagem dos currículos, recrutamento presencial ou online;
- Envio dos candidatos para Dinâmicas ou Avaliações Psicológicas, assim como entrevista, coleta de documentação e envio dos aprovados para exames médicos;
- Emissão e assinatura de Contrato de Trabalho caso o profissional passe nos exames;
- Informações para Segurança do Trabalho quanto aos EPIs(n.º de calçados, tamanho das roupas entre outras. e acompanhar as obrigações da área como: as NRs-Normas Regulamentadoras e Programas Ocupacionais;
- Integração, Onborading, Monitoramento do Contrato de Experiência de acordo com a política da empresa;
- Provisão e Pagamento das férias, caso os colaboradores tenham o contrato de um ano fechado período aquisitivo, uma observação importante: com a nova legislação trabalhista as férias poderão fracionadas em até 03 vezes como período de gozo, não podendo um dos períodos serem menor que 14 dias, os demais não poderão ser inferiores a 5 dias, outro impedimento é que não podem acumular 02 períodos aquisitivos, caso ocorra a empresa é obrigada a pagar férias em dobro;
- Gestão das Rescisões e encaminhamentos para Exames Demissionais e emissões das Guias GRRF para recolhimentos dos encargos e DARF se houver incidência de IRPF, assim como se organizar para homologação da mesma. Lembrando que Rescisões tem prazo de 10 dias corridos a contar da data de demissão, caindo os 10 dias nos finais de semana é antecipado o pagamento independente da modalidade da demissão.
- Pagamento de férias, lembrando que há a obrigatoriedade do aviso com 30 (trinta) dias de antecedência e pagamento com 02 (dois) dias antes da saída do colaborador para gozo das férias. Vale observar que a saída para gozo das férias não podem iniciar nos finais de semana e feriados.
Para maiores informações sobre férias consulte o GUIA TRABALHISTA.
Quais as obrigações de Final de Ano?
E assim como as obrigações do RH mensais e não periódicas, não podem faltar as obrigações de final de ano.
Nesse caso, você precisa ficar atento às obrigatoriedades como:
- Décimo terceiro salário;
- Programação do pagamento de lucros e resultados;
- Férias coletivas ou individuais;
- Folha de pagamento e benefícios conforme o final de ano da empresa;
O que pode acontecer se não cumprir as obrigações?
Bom e agora que você já sabe grande parte sobre as obrigações do RH da sua empresa, talvez seja hora de colocar as informações em ordem.
Todas as empresas que contratam colaboradores, por menor que sejam, precisam ter esses dados em dia se quiserem tanto fomentar seu crescimento como evitar processos trabalhistas.
Saiba que multas podem ser geradas se você não enviar os dados necessários conforme já citados. Além de várias punições e multas podem aparecer impedimentos como negativação das CNDs Federal e CRF, assim como se o cumprimento não acontecer de forma adequada quanto ao recolhimento do FGTS, INSS, IRPF e outras guias.
Mas calma! Sabemos que você deve estar preocupado com tudo o que leu, não é?
Contudo, diferente do que se pensa com a ajuda de Sistemas de Gestão de RH, as coisas estão se tornando mais práticas e permitindo inclusive que além dos processos operacionais, o setor de RH tenha tempo de exercer as funções estratégicas que precisa, assim como mensurá-las.
Por isso, não se preocupe. Reúna todas as informações desse post e fique atento ao nosso próximo conteúdo, o qual falará sobre o desenvolvimento e estratégias sustentáveis para o seu setor de RH.
Esse conteúdo foi útil para você? compartilhe com seus contatos.
Acesse mais conteúdos no Blog
Proposta de Valor ao Colaborador
SoluQ RH: Como uma plataforma pode otimizar o tempo da sua empresa